In qualità di capo del personale di un vicepresidente senior che gestisce un team globale, una parte fondamentale del mio lavoro consiste nel mantenere i progetti e gli intermediari che li possiedono. Per fare questo, la mia filosofia guida è l’essenzialismo, l’incarnazione di ” less is more “.
Ciò inizia con la visione dell’intera portata dei progetti e, da lì, la classificazione e la riduzione dell’ambito dei punti focali principali al fine di migliorare la produttività. Più che uno strumento di gestione delle attività o di definizione delle priorità, una mentalità essenziale può aiutarti a concentrarti sulle cose più significative sia del tuo lavoro che della tua vita.
Essenzialità: essenzializzare per te stesso
Come la maggior parte delle persone, mi viene spesso chiesto di completare molte più cose in un giorno di quanto sia possibile. L’unico modo per superare queste aspettative è praticare l’essenzialismo per dare priorità al mio lavoro e alla mia vita personale.
L’essenzialismo riduce la raffica di messaggi in arrivo e le richieste di incontro solo a quelli con il maggiore impatto per l’azienda. Ciò significa inevitabilmente che NON tutto ciò che è nella mia lista delle “cose da fare” sarà completato.
Ho imparato ad accettare che va bene dire di no ad alcune cose. Molto spesso, scoprirai che le cose su cui scegli di non concentrarti si risolveranno da sole senza il tuo aiuto, oppure rimarranno irrisolte e avranno piccole ramificazioni.
Allo stesso modo, nella mia vita personale, passo anche il tempo a valutare se le cose su cui mi sto concentrando sono allineate con le mie priorità e i miei obiettivi. Concentrandomi sulle cose che sono importanti per me, mi assicuro di incorporarle, o almeno il perseguirle, nella mia vita di tutti i giorni.
Essenzialità per la squadra
Una volta che ho ordinato i miei elementi essenziali, allargo la mia visuale per affrontare le esigenze del team. Li organizzo in tre secchi.
Comprendere le priorità: inizio assicurandomi di avere sempre una buona padronanza delle priorità del mio vicepresidente senior e dei dirigenti più anziani del nostro team. Avere questa comprensione di ciò che conta di più per lui e la leadership dell’azienda mi consente di calibrare i progetti di tutta l’azienda.
Devo essere in grado di classificare le loro priorità nell’intero ecosistema di richieste in modo da poter determinare le priorità importanti per l’organizzazione, rispetto a quelle di un solo individuo.
Fare liste: vengo in ufficio la mattina presto prima che arrivino gli altri in modo da poter raccogliere i miei pensieri. Faccio anche un elenco delle cose che devo realizzare per quel giorno e per tutta la settimana.
Sono un fan delle liste perché sono un ottimo modo per rimanere sulla strada giusta e valutare i progressi.
Il trucco per ottenere il massimo dai tuoi elenchi è continuare a rivalutarli e allinearli per affrontare prima gli elementi più importanti o sensibili al fattore tempo. Un altro modo per ottimizzarli è prestare attenzione a quegli elementi che non sembrano MAI staccarsi da esso.
Di solito segnalano una di queste due cose:
- Non è necessario che l’elemento sia nell’elenco in quanto non è così importante . Se questo è il caso, accetta di rimuoverlo dalla lista.
- È un elemento molto critico che stai ritardando per qualche motivo . Identifica qual è il blocco stradale. Forse è un compito molto noioso, davvero difficile e complesso, o richiede di lavorare con persone con cui preferiresti non avere a che fare, ecc. Una volta scoperte le ragioni del ritardo, impara a superare il problema.
Follow-up : controllo spesso con i membri del team per vedere come stanno procedendo i progetti e le attività. Questo aiuta tutti noi a portare avanti i progetti più critici.
In questi check-in, cerco di aiutare le persone a rimuovere i colli di bottiglia aiutandoli a navigare nella struttura aziendale o suggerendo approcci e risorse alternative per risolvere i problemi.
